Last-Minute-Absagen in der Dienstleistungsbranche
Im Geschäftsleben ist ein gewisser Prozentsatz an Terminabsagen zu erwarten – wir alle wissen, dass Notfälle passieren. Aber zu viele Terminabsagen können Sie viel Zeit und Geld kosten und Sie daran hindern, Arbeitsbeziehungen zu anderen Kunden aufzubauen. Sie können nicht vorhersagen, wann dies bei Ihnen der Fall sein wird, aber es liegt in Ihrer Hand, Maßnahmen zu ergreifen, die sicherstellen, dass es so wenig Absagen wie möglich gibt. In diesem Artikel erfahren Sie mehr über Techniken zur Verwaltung von Terminabsagen in letzter Minute.
Wenn Ihr Kunde einfach nicht auftaucht oder innerhalb von drei Stunden vor der geplanten Ankunft absagt.
Es tut mir leid zu hören, dass Sie es heute nicht schaffen werden. Ich habe mich wirklich auf ein Treffen gefreut. Ich habe zur Zeit so viel zu tun, dass es hilfreich gewesen wäre, wenn Sie sich früher gemeldet hätten, aber ich verstehe, dass solche Dinge passieren. Ich hoffe, wir können den Termin verschieben!
Ja, das tut sie. Keine Software garantiert Ihnen einen 100-prozentigen Schutz vor unentschuldigten Fehlzeiten, aber CRMs minimieren deren Auswirkungen auf Ihr Unternehmen.
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Wie man Terminabsagen reduzieren kann
Recherchieren Sie ein wenig
Wenn Sie viele Kunden haben, die absagen oder gar nicht erst erscheinen, sollten Sie feststellen, wer und wann absagt. Vielleicht finden Sie heraus, dass bei einem bestimmten Dienstleister oder zu einer bestimmten Tageszeit häufiger Termine abgesagt werden, oder dass einige Kunden häufiger absagen als andere. Sind es neue Kunden, die am häufigsten absagen, oder wiederkehrende Kunden?
Lernen Sie Ihre Kunden besser kennen
Kunden, die sich mit ihren Dienstleistern persönlich verbunden fühlen, neigen dazu, Termine respektvoller zu stornieren. Es ist leicht, in letzter Minute abzusagen oder jemandem ganz abzusagen, wenn man ihn noch nicht so gut kennt; es ist viel schwieriger, wenn man erst einmal eine Beziehung aufgebaut hat. Nehmen Sie sich etwas Zeit, um Ihre Kunden kennenzulernen, und machen Sie sich Notizen, damit Sie sie bei Ihrem nächsten Treffen nach dem Stand ihrer Dinge fragen können. Das Kundenbeziehungsmanagement ist eine wichtige Strategie zur Kundenbindung: ein zuverlässiges Terminbuchung Programm führt zu einer guten Nutzung geplanter Termine.
Erstellen Sie eine Stornierungsrichtlinie
Ein Kunde ist pünktlich und kommt zur vereinbarten Zeit, aber ein anderer vereinbart einen Termin und vergisst ihn dann einfach. Eine richtige Stornierungspolitik kann dazu beitragen, die Zahl der unerwünschten Absagen zu begrenzen. Legen Sie zunächst eine Frist fest, innerhalb derer Ihre Kunden einen Termin absagen können. Dies kann in 12, 24, 48 Stunden usw. geschehen. Mit anderen Worten: Geben Sie an, wie lange es dauert, bis Sie einen anderen Kunden für diesen Raum finden, und setzen Sie diese Frist fest.
Senden Sie Terminerinnerungen per SMS und E-Mail
Die Bestätigung der Buchung per E-Mail scheint nicht auszureichen, vor allem wenn der Kunde seinen Termin lange im Voraus vereinbart hat.
Die meisten Menschen sind sehr beschäftigt, so dass es ziemlich kompliziert ist, einen Termin nicht zu vergessen. Es ist daher notwendig, sie von Zeit zu Zeit über die Buchung zu informieren.
Sie können eine Erinnerung per E-Mail oder noch besser per SMS versenden. Die Postfächer der Menschen sind oft überfüllt mit E-Mails. SMS-Erinnerungen haben daher eine größere Chance, von Ihren Kunden wahrgenommen zu werden.
Verwenden Sie Wartelisten
Sie haben doch sicher auch Kunden, die unter jedem Vorwand zu Ihnen kommen möchten, sich aber zu spät für die Dienstleistung angemeldet haben? Oder sie möchten für eine Zeit buchen, die bereits reserviert ist? Dann empfehlen wir Ihnen, eine Warteliste anzulegen und dem Kunden aus dieser Liste im Falle einer Absage einen Termin anzubieten.
Richten Sie eine Terminplanungs-Software ein
Das Versenden von Terminerinnerungen per Hand kann sehr umständlich sein, und man kann leicht vergessen, sie überhaupt zu versenden. Mit einer Terminplanungssoftware können Sie nicht nur automatische Terminerinnerungen per SMS oder E-Mail planen, sondern auch den Aufwand für die manuelle Buchung vermeiden.
Andere Vorteile einer Terminplanungssoftware am Beispiel von EasyWeek:
Geschäftsanalysen, einschließlich des finanziellen Teils.
Personaleinsatzplanung und Teammotivation.
Integrierte Marketing-Tools.
Kundenverwaltung und damit verbundene Hacks.
Integration mit sozialen Netzwerken, um einfacher und effektiver zu arbeiten.
Verschiedene Preispläne für Unternehmen jeder Größe. Zu den PRO-Tarifen gehören die Tarife, bei denen Sie im Team arbeiten. Der umfangreichste Tarif umfasst zum Beispiel 50 Plätze und kann bei Bedarf angepasst werden. Der kostenlose EasyWeek-Basistarif hingegen umfasst einen Platz. Es ermöglicht kostenlose Online-Termine, und außerdem erhalten Sie eine kostenlose Website und viele Integrationen.
Vereinfachen Sie die Verschiebung von Terminen
Der beste Weg, eine benutzerfreundliche Einrichtung zu schaffen, besteht wahrscheinlich darin, dem Kunden die Möglichkeit zu geben, seine Buchung auf Ihrer Website zu ändern. Natürlich sollten Sie bei Terminänderungen in letzter Minute einen zeitlichen Rahmen einhalten, ebenso wie bei der Stornierungspolitik. Aber das Wichtigste ist, den Kunden zu halten. Versuchen Sie also, so flexibel zu sein, wie Sie es für Ihr Unternehmen für möglich halten.
Bieten Sie Terminpakete an
Bei Terminpaketen zahlen die Kunden im Voraus für eine bestimmte Anzahl von Dienstleistungen. Sobald sich ein Kunde für ein Terminpaket entschieden hat, wird er wahrscheinlich eine Zeit lang keine kurzfristigen Stornierungen vornehmen. Denn wenn er erst einmal eine größere Summe im Voraus gezahlt hat, wird er ermutigt, die Dienstleistungen optimal zu nutzen.
Fügen Sie Kautionen hinzu
Das bedeutet, dass Sie einen Teil des Geldes für die Dienstleistung einfordern können, wenn ein Termin in letzter Minute abgesagt wird. Viele Unternehmen verzichten auf dieses Konzept, aber was tun Sie, wenn Sie viel Zeit und Mühe in die Vorbereitung einer Dienstleistung investieren und Ihr Kunde nicht erscheint? In diesem Fall ist eine solche Kaution verständlich.
Fazit
Nichterscheinen und Absagen kosten Geduld und Geld. Wenn Sie in einer Schicht sechs geplante Termine haben und eine Person nicht erscheint, entgehen Ihnen fast 20% Ihres Gewinns für diesen Tag. Der Schlüssel zu weniger Zeitaufwand für Verwaltungsarbeit liegt in der Automatisierung von allem, was Sie tun können. Automatische Bestätigungen und Erinnerungen machen es für Ihre Kunden unmöglich, Termine zu vergessen. Und da die Menschen keine Zeit haben, sich mit komplizierten Apps zu beschäftigen, sollten Sie Ihren Buchungsprozess für alle einfach gestalten.
EasyWeek Terminbuchung Software kann Ihnen dabei helfen. Dank der Software haben Sie jederzeit Zugriff auf Kundendatenbank und Termine und können Ihren Terminplan korrekt organisieren, auch wenn ein Termin in letzter Minute abgesagt wird. Melden Sie sich jetzt kostenlos bei EasyWeek an!
Wir sind sehr offen für Ihr Feedback. Wenden Sie sich an unseren technischen Support, wenn Sie Hilfe benötigen.
